SPLAN – מערכת לזימון אורחים וניהול מבקרים
מערכת SPLAN היא מערכת ניהול מבקרים וזימון אורחים מתקדמת ומאובטחת עבור מגוון רחב של תעשיות וחברות, בכל סדר גודל, הדורשות שליטה ובקרה על תהליכי הזימון הכניסה והקליטה של מבקרים, ספקים, קבלנים ואורחים המגיעים לארגון באופן יומי ושוטף.
למרות שניתן לקבל את מערכת SPLAN גם בהתקנה מקומית, ייחודה של המערכת הינה בהיותה מערכת מבוססת ענן. אין צורך בהתקנות מיוחדות או בתשתית ייעודית. הכל מתבצע בגישה מאובטחת למערכת אמצעות האינטרנט ולכן מתאפשרת הטמעה קלה, פשוטה ורבת משתמשים בכל ארגון.
המערכת הינה בממשק משתמש עברית ואנגלית מלא.
תכונות ואפשרויות של המערכת:
רישום מבקרים מוקדם – מערכת SPLAN מאפשרת לרשום מבקרים מראש באמצעות ממשק באינטרנט או באמצעות אפליקציה לטאבלט או לסמארטפון.
ברגע שהמבקרים נרשמו, המערכת תפעיל את תהליך העבודה כדי להשלים את בדיקות רקע / מתן הרשאות כנגד מידע מקדים הנמצא בארגון לאישור כל מבקר מוזמן.
רישום מבקרים מוקדם מאפשר היערכות מראש והדפסה מראש של תגי המבקר לפני או בסמוך להגעתו ללובי הארגון.
מערכת הרישום המקדים מאפשרת למשתמשי הארגון לנהל את את השינויים במידע המבקר ובלוחות זמנים בלי צורך להתקשר לדלפק הקבלה.
בנוסף, ניתן לבצע גם את הרישום המוקדם דרך מודול הממשק לאאוטלוק הארגוני או באמצעות ממשק לפורטל ארגוני אחר, אם קיים.
שליחת הודעות והתראות – מערכת SPLAN מאפשרת לשלוח למזומנים התראות בעת הרישום המקדים ולאורך כל תהליך ההגעה והיציאה מהארגון באמצעות האימייל, ובאמצעות מסרון. מבקרים מוזמנים יכולים להגיע כבר עם פרטי הזימון מוצגים על גבי מסך הטלפון הנייד לצורך קליטה מהירה יותר בעמדת הקבלה ודיווח בזמן אמת למארח על הגעתו של האורח למשרדי החברה.
עמדות ביצוע Check In/Out עצמאי – מערכת SPLAN כוללת אופציה לשימוש במגוון עמדות / קיוסקים לביצוע Check In/Out עצמאי של המבקרים לייעול וזירוז תהליך קליטה / עזיבה של מבקרים בארגון.
ניהול תהליכי ביטחון ואבטחה – מערכת ניהול המבקרים SPLAN מאפשרת להרחיב את אמצעי ההגנה והבקרה של הארגון ולהוסיף לתהליך הקליטה/כניסה של המבקר גם דרישה מקדימה לצפייה בתדריך בטיחותי, חתימה על הסכם סודיות וכל מסמך אחר שיוצג לאורח בעמדת הקיוסק כתנאי לאישור כניסתו.
ממשק ניהול ודוחות – מערכת SPLAN כוללת מערכת ניהול קלה וידידותית המציגה בצורה גראפית את מצבת המבקרים בארגון בכל רגע ואת מיקומם בתהליך. המערכת כוללת סט דוחות מוכנים המאפשרים למנהלי מערכת לנהל ולתעד את הפעילות באופן יעיל ואינטואיטיבי. קיימת אופציה לפתח דוחות נוספים על פי צרכי הארגון.
ממשק למערכת בקרת הכניסה/LPR – מערכת SPLAN כוללת אופציה להתממשק למערכות בקרת הכניסה של הארגון ו/או מערכת זיהוי הרכבים (LPR) של הארגון בכניסה לחניון של החברה.
ניהול כנסים ואירועים – מערכת SPLAN כוללת אופציה לשימוש במערכת לטובת ניהול כנסים ואירועים של הארגון, באמצעות המערכת ניתן לנהל ולזמן מבקרים לאירועים של הארגון החל משלב הרישום המקדים ועד לקליטתם בארוע והעברת מסרים והודעות אישיות לכל משתתף.
